Die KassenSichV ist eine Verordnung des Finanzministeriums, die Standards zur Verhinderung von Manipulationen an Registrierkassen verbindlich vorschreibt.
Als Weiterentwicklung der GoBD und Gegenmaßnahme zu Datenmanipulation wurde am 16.12.2016 das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen” (BGBl. I S. 3152) erlassen. Damit wurde auch § 146a AO eingeführt, die „Ordnungsvorschrift für die Buchführung und Aufzeichnung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme“. Diese wurde präzisiert durch die „Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr“, oder kurz Kassensicherungsverordnung/KassenSichV, vom 26.09.2017.
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Mit der KassenSichV muss der Betreiber einer Registrierkasse ab 01.01.2020 folgende 3 Dinge zwingend erfüllen:
Dem Finanzamt ist Folgendes mitzuteilen:
Die Meldung erfolgt über amtliche Vordrucke. Da diese noch nicht vorliegen, ist es derzeit noch nicht möglich, Kassen anzumelden.
Ab 01.01.2020 müssen Händler für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg ausfertigen und der beteiligten Person zur Verfügung stellen. Dieser Beleg kann in Papierform oder elektronisch ausgegeben werden. Bei einem Papierbeleg reicht es aus, ihn dem Kunden anzubieten. Der Kunde ist zur Annahme oder auch Aufbewahrung aber nicht verpflichtet. Werden Belege nicht entgegengenommen, ist der Händler nicht verpflichtet, diese aufzubewahren.
Zur Belegausgabepflicht gibt es eine Ausnahmeregelung: Händler können bei ihrem zuständigen Finanzamt einen Antrag auf Befreiung stellen. Das Finanzamt entscheidet dann im Einzelfall, ob eine Befreiung gewährt wird.
Ein Beleg muss Folgendes ausweisen:
Die technische Sicherheitseinrichtung besteht aus 3 Teilen: Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitliche digitale Schnittstelle.
Mit dem Sicherheitsmodul der TSE werden Grundaufzeichnungen und andere Vorgänge einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar aufgezeichnet. Als Händler kommen Sie damit Ihrer „Einzelaufzeichnungspflicht“ nach.
Die TSE protokolliert jeden Vorgang in mehreren Schritten. Jeder dieser „Transaktionen“ genannten Schritte bekommt eine eigene Nummer („Transaktions-Nummer“). Zusätzlich wird ein Prüfwert erzeugt.
Jeder Buchung wird eine eigene Signatur zugewiesen. Über die Signaturen werden die Buchungen miteinander zu einer Art Kette verknüpft. Abänderungen und Löschungen unterbrechen diese Kette. Damit werden Manipulationen für die Finanzbehörde leicht erkennbar, wenn sie die Daten zu Prüfzwecken exportiert.
Die TSE muss zertifiziert sein. Das Zertifikat gilt üblicherweise für 5 Jahre und muss danach periodisch verlängert werden. Für die Zertifizierung ist ausschließlich der Hersteller verantwortlich. Die Kasse selber muss nicht zertifiziert werden.
Wenn Sie eine Kasse von REA Card nutzen, können Sie sich entspannt zurücklehnen. Wir kümmern uns um die Nachrüstung unserer Kassen, informieren unsere Kunden und liefern zukünftig nur Kassen mit TSE-Modul aus. Wenn Sie das Produkt eines anderen Herstellers nutzen, ist dieser für die Integrierung der TSE zuständig.
Eine TSE wir seit der Kassensicherungsverordnung vom 01. Januar 2020 benötigt. Es wird jedoch bis zum 30. September 2020 durch die Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn elektronische Kassensysteme ohne zertifizierte TSE betrieben werden.
Inzwischen geben 15 Bundesländer (alle außer Bremen) bei der technischen Umstellung der Kassensysteme mehr Zeit. Die Länder schufen eigene Härtefallregelungen, um die Frist in geeigneten Fällen bis zum 31. März 2021 zu verlängern. Wichtig: Die TSE muss bis einschließlich 30.09.2020 bestellt werden, auch wenn die Inbetriebnahme erst später erfolgt. Bitte beachten Sie die Regelungen in Ihrem Bundesland.
Bei einem Verbund können die Kassen an nur eine, zentrale, TSE angebunden werden.
Erfasst und gespeichert werden Geschäftsvorfälle wie beispielsweise Ein- und Ausgänge, Lohnzahlungen aus der Kasse oder eine nachträgliche Stornierung eines Umsatzes. Auch erstellte Angebote oder ausgelöste Bestellungen werden durch die TSE abgebildet.
Protokolliert werden folgende Angaben:
Die Daten können lokal, auf der TSE-Hardware, gespeichert werden. Auch eine externe Speicherung ist möglich, beispielsweise regelmäßig und automatisiert unter Leerung des TSE-Speichers. Geeignete externe Speichermedien sind USB-Sticks, Ethernet oder auch SD-Cards. Eine Online-Speicherung ist über eine Cloud-Lösung möglich.
Die Kasse darf weiterhin genutzt werden. Sie als Betreiber sind aber verpflichtet, den Mangel so schnell wie möglich zu beheben. Zusätzlich müssen Sie die Ausfallzeiten und den Grund des Ausfalls dokumentieren.
Auch hier dürfen Sie die Kasse weiter benutzen. Allerdings müssen Sie sich umgehend darum kümmern, den Mangel zu beheben. Die Zeiten und den Grund des Ausfalls müssen Sie dokumentieren.
Auch während des Ausfalls sind Sie verpflichtet, weiterhin Belege auszugeben! In diesem Fall muss das elektronische Aufzeichnungssystem auf dem Beleg mindestens Datum und Uhrzeit ausgeben. Von der Verpflichtung zur Belegausgabe sind Sie nur dann befreit, wenn das Aufzeichnungssystem komplett ausfällt.
Die KassenSichV gilt grundsätzlich seit 01.01.2020.
Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden und bauartbedingt nicht mit einer TSE aufrüstbar sind, dürfen nur noch bis einschließlich 31.12.2022 benutzt werden. Es muss nachgewiesen werden, dass die Kassen tatsächlich nicht nachrüstbar sind. Ein geeigneter Nachweis ist beispielsweise eine Bestätigung des Kassenherstellers.
Bitte beachten Sie, dass diese Ausnahme nicht für PC-Kassensysteme gilt.
Alle REA Kassen sind nachrüstbar und von der Ausnahmeregelung ausgeschlossen.
Nein. Sie können die offene Ladenkasse auch weiterhin nutzen.
Ja. Die Regelungen gelten auch für Kassen, die bargeldähnliche Zahlungsvorgänge abwickeln, beispielsweise mittels Geldkarten oder Gutscheinen.
Die Regelungen zielen darauf ab, Manipulationen zu verhindern. Sollten Sie bei einer Buchung einmal einen Fehler machen, können Sie ihn natürlich korrigieren. Sie sollten nur darauf achten, dies zeitnah und für das Finanzamt gut nachvollziehbar zu tun.
Es ist mit unangekündigten Überprüfungen seitens des Finanzamts zu rechnen, beispielsweise in Form von Testkäufen. Sollten sich hierbei Unregelmäßigkeiten zeigen, werden sich genauere Prüfungen wie eine Kassen-Nachschau oder eine Betriebsprüfung anschließen. Bei gravierenden Verstößen muss gemäß § 379 AO Steuergefährdung mit Geldbußen von bis zu 25.000 Euro gerechnet werden.
Ganz gelassen können Nutzer von REA Kassen der KassenSichV entgegensehen: Mit uns sind Sie jederzeit auf der sicheren Seite!
Gerne helfen wir Ihnen zu unseren Hotlinezeiten weiter.
Sie erreichen uns unter der Telefonnummer 06154/638-200